摘要:物资管理是企业管理中不可缺少的环节,是对企业生产运行过程中所需各类物资的计划编制、供应商选定、采购订货、运输组织、在库管理、维护保养、合理供应、发放等各环节进行计划、组织、控制的总称。本文以自己的工作经验和切身体会提出了物资管理在现实工作中应该重视的关键步骤和管理方法。

关键词:化工;计划管理;采购管理;在库管理
物资是化工企业生产的血液,是企业实现生产过程的基础,只有做好物资管理工作,才能保证企业生产的正常、连续、平稳运行和扩大化生产。因为化工企业是连续长周期业生产,一个工艺环节可以影响整个系统运转。如果因为物资供给没有跟上而导致系统停下来,系统内的各种介质和化学物质就必需要采取措施进行清理和防护,否则这些半成品就会固化变质形成无用工业垃圾甚至有泄露和污染环境的危险。其次,搞好物资管理工作,能够降低成本改善企业的各项技术经济指标,取得较好的经济效益,提高产品的市场竞争力。最后通过对物资进行有效管理,有效的降低企业生产成本,加速资金周转,进而促进企业盈利能力提升市场竞争力。那么如何加强企业物资供应管理工作呢?
一、加强采购计划管理
组成物资管理的各个环节是环环相扣、相互影响,任何一个环节出现问题都将对企业的物资供应链造成不良影响。采购计划是企业内部物资供应工作的依据,是解决买什么、买多少和什么时间买的问题,同时也是物资管理的第一道屏障。
1、采购部门的计划人员依据基层单位上报的明确标明所需物资的名称、规格、型号、技术质量标准及要求、数量、交货时间、用途等要素的物资需求单,核对自己库存和基层单位进行沟通,确认自己的在库物资无可替代使用的产品后编写采购计划,保管人员接到物资采购计划后进行再次库存核对,确认库存无同类产品后签字。这样即可区分责任,又可对计划人员进行制约和监督避免超储采购造成积压,同时还为物资主管人员审批计划提供参考。
2、强化急用料的计划管理。对基层申报的急用料计划,必须经生产、设备口负责人审核签字后,加盖急用料印章方可申报计划。物资供应部门对急用料计划的物资采购必须经业务科长审核签字后,方可按急用料相应程序进行采购。
3、建立积压物资责任追究制度。对因计划不准或变更而未及时通知采购部门,造成物资积压的追究基层单位责任,通过设备和工艺管理部门对该部门进行考核。
4、对因无计划采购,造成积压物资,追究采购实施者责任。避免盲目采购造成超储积压,影响后期的在库物资周转次数和周转天数,从而减少库存资金的占用。
二、供应商的选定和管理
目前企业采购实施一般采用招标采购和比询价采购。目的是在供应商之间引入竞争机制,通过供应商之间相互竞价,使企业在采购中处于有利地位,从而降低成本。如何引进有实力的一线供应商,避免暗箱操作,人为拼凑投标单位、报价单位制造虚假市场、防止串标就成为供应商选择的一个重要环节。在进行供应商选择要时对供应商的资格、能力、信誉、业绩、行业地位、技术支持等方面进行预先审核评价,做到心中有数。具体从营业执照、企业规模、设备场地、资产情况、财务状况、特种资质、特种行业许可等方面进行审核、筛选、甄别并现场考察。每年分两次对所有供应商进行打分、评审、考核。对于得分不高、实力不强、服务瑕疵的供应商予以淘汰,同时引入新的供应商进行补充,确保每大类物资有两家以上供应商入选名录。将不合格供应商拒之门外。
三、强化采购订货管理
公司目前主要采用招标采购和比询价合同评审制。
1、按集团物资采购管理办法规定单批次超过10万元的采购业务均要实施招标采购。\\(1\\)业务人员编制招标约请书,科室领导签字报请公司经理审批后报送集团分管领导批准并转集团法规处、监审处审核。\\(2\\)业务人员走完以上程序后将签字审批完整的合同审批表交由收发业务组人员,负责业务发送的人员按合同审批表选定的供应商逐一发放招标约请书。\\(3\\)约定开标日期各投标单位密封标书送达指定开标现场,法规处负责现场资质审查。现场开标后由具体业务员、主管科长、公司经理、监查审计处、法规处、约请的基层使用单位代表共同评标,形成评标决议后共同签字认可,3日内将评标结果通知所有投标单位。
2、10万元以下的采购活动,采用比价合同评审。\\(1\\) 由主管业务人员制作物资采购询价单,尽量在合格供方名录中寻找相应的供应商,提交给收发业务组向其发出要约。(2) 为防止有倾向性采购和确保公平、公正要求要约承诺必须加盖报价单位合同章并传真到专门收发业务组加盖内部确认章后转给业务人员。(3) 业务人员依据报价资料汇总分析,按照同等质量比价格、同批物资可以进行分拆几家不同供应商供货确保最低价到厂原则对该批物资采购合同提出初步意见。(4)科室领导审核签字收集合同审批表按月初和中旬每月两次向公司领导提出召开合同评审会,由公司主持召集集团所有供应系统的业务人员、科室领导参加合同评审,已上交合同审批表的业务人员就自己编制起草的合同审批表的订货策略、可行性、适宜性进行说明,有重点的对比价过程、供应商筛选情况、物资的价格、技术性能、质量水平、交货期、付款条件、售后服务、资信及履约能力、其他优惠条件汇报,参会人员传阅审查、质疑、评估、分析、比较并提出自己的意见,达成一致没有不同意见该合同通过。(5)急件物资业务人员编制好合同审批表并附急用料物资计划,经科室领导审批签字,科室领导审核确认后向公司主管经理汇报同意,通知业务人员实施采购。
通过开展招标采购和合同评审活动,可以使我们的采购工作按照制度化要求,规范化地进行物资采购工作,同时也是对采购工作实施有效的监督管理,以其发现疏漏,防止差错、克服采购缺陷,避免采购风险的有效手段和得力措施。
物资管理模式的不断创新,是市场经济发展的必然要求、是取得新突破和发展、是历史的潮流、是企业努力的方向。
作者简介:
李明海,男(1969-),经济师、会计师,大专学历,陕西陕化化肥股份有限公司供应科副科长。